Privacy verklaring

Privacyreglement Fotogroep Aalsmeer

Algemeen

Het bestuur van de Fotogroep Aalsmeer hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de Fotogroep Aalsmeer worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

Fotogroep Aalsmeer is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de Fotogroep Aalsmeer .

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Fotogroep Aalsmeer met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

 

Website

De webmaster van Fotogroep Aalsmeer is verantwoordelijk voor deze website.

De website van Fotogroep Aalsmeer is www.fotogroepaalsmeer.nl.

 

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Fotogroep Aalsmeer en beschrijft hoe  Fotogroep Aalsmeer omgaat met de privacy van Betrokkenen.

 

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Fotogroep Aalsmeer.

 

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de Fotogroep Aalsmeer, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Fotogroep Aalsmeer, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

 

Als u deze website bezoekt of Lid bent van de Fotogroep Aalsmeer, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de Fotogroep Aalsmeer uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de Fotogroep Aalsmeer zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

 

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

–     De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

–     Het privacyreglement: dit reglement;

–     Verantwoordelijke: De Fotogroep Aalsmeer;

–     Beheerder: de secretaris van de Fotogroep Aalsmeer;

–     Webmaster: de webmaster van de Fotogroep Aalsmeer, die de website beheert.

–     Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

–    Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van Fotogroep Aalsmeer,

–     Derden: personen en instanties buiten de Fotogroep Aalsmeer;

–  Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

–     Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking  tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);

–     Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

–     Leden: Hiermee worden de leden van de Fotogroep Aalsmeer bedoeld;

–    Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

 

Doeleinden

De Fotogroep Aalsmeer verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:

–  Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Fotogroep Aalsmeer, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;

–  Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Fotogroep Aalsmeer.

–  Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Fotogroep Aalsmeer.

–  Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

–  Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de Fotogroep Aalsmeer en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Fotogroep Aalsmeer, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

–  Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

–  Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.

 

Rechtmatige grondslag

De Fotogroep Aalsmeer verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

–  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

–  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;

–  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;

–  Voor de goede vervulling van de taak, die Fotogroep Aalsmeer vervult;

–  Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

 

Wijze van verwerking

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

 

Persoonsgegevens

De  Fotogroep Aalsmeer  verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

–  Leden van de Fotogroep Aalsmeer;

–  Personen die de Fotogroep Aalsmeer om informatie of documentatie hebben verzocht;

–  Personen met wie de Fotogroep Aalsmeer een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

 

De Gebruiker levert volgende gegevens aan de beheerder van Fotogroep Aalsmeer:

 

–  Voornaam

–  Achternaam

–  E-mailadres

–  Geboortedatum

–  Adres en postcode

–  Telefoonnummer

–  Restrictie plaatsen herkenbare foto’s op website en in media

–  Restrictie plaatsen van foto’s en/of naam op website en in media

Aan de gegevens worden vervolgens toegevoegd.

–  Ingang lidmaatschap

–  Einde lidmaatschap

–  Contributie status

 

De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden verwijderd wanneer het lidmaatschap van de  Fotogroep Aalsmeer  is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de Fotogroep Aalsmeer zijn beëindigd of de transactie met de Fotogroep Aalsmeer is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

 

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

De Fotogroep Aalsmeer verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

 

Beveiliging

De Fotogroep Aalsmeer draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotogroep Aalsmeer en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens, indien van toepassing worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet of rechtstreeks overhandigd.

 

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Fotogroep Aalsmeer te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Fotogroep Aalsmeer om dit te corrigeren. • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Fotogroep Aalsmeer te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De Fotogroep Aalsmeer zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

 

Website van Fotogroep Aalsmeer /publicatie in media

Publicatie foto’s van activiteiten

 

Tijdens activiteiten van de Fotogroep Aalsmeer (zoals, clubavonden, workshops, lezingen en uitdagen), kunnen foto’s worden gemaakt waarop deelnemers aan deze activiteiten herkenbaar zijn.

Deze opnames kunnen worden geplaatst op het openbare gedeelte van de website van Fotogroep Aalsmeer (www.fotogroepaalsmeer.nl) en in andere media (Nieuwe Meerbode, Aalsmeer en Witte Weekblad, Aalsmeer).

Indien de betrokkene niet wenst dat deze foto’s gepubliceerd worden, dient dit direct aan de beheerder van Fotogroep Aalsmeer te worden medegedeeld. Reeds geplaatste opnames op de website van Fotogroep Aalsmeer worden dan zo spoedig mogelijk verwijderd.

 

Bij aanvang van het lidmaatschap zal de aspirant leden worden gevraagd met bovenstaande procedure in stemmen. Indien geen instemming wordt gegeven zullen geen opnames met de betrokkene herkenbaar in beeld worden geplaatst op de website en/of worden gepubliceerd.

De leden kunnen te allen tijde deze instemming wijzigen.

Daartoe moet contact worden opgenomen met de beheerder.

 

Publicatie ingeleverde foto’s en vermelding namen op website en/of in Media

 

Voor deelname aan diverse activiteiten (zoals wedstrijden en tentoonstellingen) wordt de leden gevraagd foto’s in te leveren.

Deze foto’s en de eventuele uitslagen van wedstrijden, kunnen worden geplaatst, met vermelding van voornaam en achternaam (zoals bekend bij de Fotogroep Aalsmeer), op het openbare gedeelte van de website van Fotogroep Aalsmeer (www.fotogroepaalsmeer.nl) en in andere media (Nieuwe Meerbode, Aalsmeer en Witte Weekblad, Aalsmeer).

Indien de betrokkene niet wenst dat haar/zijn foto’s en/of zijn/haar naam worden gepubliceerd, dient dit aan de beheerder van Fotogroep Aalsmeer te worden medegedeeld. Reeds geplaatste foto’s en/of naamsvermeldingen op de website van Fotogroep Aalsmeer worden dan zo spoedig mogelijk verwijderd.

 

Bij aanvang van het lidmaatschap zal de aspirant leden worden gevraagd met bovenstaande procedure in stemmen. Indien geen instemming wordt gegeven zullen geen foto’s en/of namen van de betrokkene worden geplaatst op de website en worden gepubliceerd.

De leden kunnen te allen tijde deze instemming wijzigen.

Daartoe moet contact worden opgenomen met de beheerder.

 

Cookies

Op de website van Fotogroep Aalsmeer worden functionele cookies gebruikt die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Gegevens van deze cookies worden niet bekeken en/of bewaard door Fotogroep Aalsmeer.

 

 

Private logging

Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging.

 

Links naar websites van derden

Op de website van Fotogroep Aalsmeer zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De Fotogroep Aalsmeer is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

 

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van Fotogroep Aalsmeer worden afdoende beveiligd.

 

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Fotogroep Aalsmeer.

Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.